Privacyverklaring

In het kader van mijn dienstverlening verwerk ik persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leg ik uit welke gegevens ik verzamel, waarom ik dit doe, hoe ik deze beveilig en welke rechten je hebt. Ook informeer ik je over het gebruik van digitale hulpmiddelen en kunstmatige intelligentie (AI) binnen mijn praktijk.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 29 augustus 2026.

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?

Esther Willard | Sterk Jezelf is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Esther Willard | Sterk Jezelf
Wagenweg 252
2012 NP Haarlem
KvK-nummer: 84320044
E-mail: esther.willard@gmail.com
Telefoonnummer: 06-44361173

2. Welke persoonsgegevens verwerk ik?

Wanneer je contact met mij opneemt of een traject volgt, kan ik onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • Naam, adres en woonplaats

  • Telefoonnummer en e-mailadres

  • Geboortedatum

  • Gegevens die je invult via het contactformulier

  • Informatie die je deelt via e-mail, telefoon, WhatsApp, Signal of tijdens een gesprek

  • Gegevens over je gezondheid, persoonlijke situatie en hulpvraag

  • Aantekeningen over gesprekken en uitgevoerde sessies

  • Gegevens die nodig zijn voor facturatie en betaling

  • Informatie die, na jouw uitdrukkelijke toestemming, bij een andere zorgverlener wordt opgevraagd.

Ik verwerk uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor het beantwoorden van je vraag, het uitvoeren van de behandelovereenkomst, het bieden van passende begeleiding en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

3. Contactaanvragen

Persoonsgegevens die ik ontvang via het contactformulier op de website, e-mail, telefoon of een berichtenapp gebruik ik om contact met je op te nemen en je vraag te beantwoorden.

Wanneer naar aanleiding van het contact geen traject of behandelrelatie ontstaat, bewaar ik deze gegevens niet langer dan één jaar na het laatste contact, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaartermijn vereist.

4. Cliëntendossier

Wanneer een traject of behandelrelatie ontstaat, leg ik een cliëntendossier aan.

Dit dossier kan onder meer bestaan uit:

  • Contact- en identificatiegegevens

  • Informatie over je hulpvraag en gezondheid

  • Aantekeningen over intakegesprekken, sessies en begeleiding

  • Gegevens over de voortgang van het traject

  • Correspondentie die relevant is voor de begeleiding

  • Informatie die, met jouw uitdrukkelijke toestemming, is ontvangen van een andere zorgverlener.

Ik verwerk gezondheidsgegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de behandeling of begeleiding en hiervoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

5. Waarvoor gebruik ik jouw gegevens?

Ik kan jouw persoonsgegevens gebruiken voor:

  • Het beantwoorden van vragen en contactverzoeken

  • Het plannen en uitvoeren van kennismakingsgesprekken, intakes en RTT-sessies

  • Het bieden van persoonlijke begeleiding tijdens en na een traject

  • Het opstellen en aanbieden van een persoonlijke audio

  • Het bijhouden van een cliëntendossier

  • Het versturen van afspraken, praktische informatie en facturen

  • Het informeren van een andere zorgverlener, uitsluitend met jouw toestemming

  • Eventuele waarneming tijdens mijn afwezigheid

  • Geanonimiseerde intervisie of intercollegiale toetsing

  • Het voeren van mijn financiële administratie

  • Het voldoen aan wettelijke en beroepsmatige verplichtingen.

Wil ik jouw gegevens voor een ander doel gebruiken? Dan informeer ik je hierover en vraag ik, wanneer dit nodig is, vooraf om toestemming.

6. Gebruik van digitale hulpmiddelen en AI

Binnen mijn praktijk kan ik gebruikmaken van digitale hulpmiddelen en AI-technologie ter ondersteuning van administratieve werkzaamheden en het opstellen van conceptteksten of rapportages.

Het gebruik van AI:

  • Helpt mij bij het efficiënter uitvoeren van ondersteunende werkzaamheden

  • Vindt plaats met aandacht voor privacy, veiligheid en vertrouwelijkheid

  • Vervangt nooit mijn eigen professionele beoordeling

  • Wordt niet gebruikt om zelfstandig diagnoses te stellen of behandelbeslissingen te nemen.

Bij het gebruik van AI neem ik de volgende privacymaatregelen:

  • Namen, adressen, telefoonnummers en andere direct identificerende gegevens worden in principe niet ingevoerd in AI-systemen.

  • Informatie wordt waar mogelijk geanonimiseerd of beperkt tot wat noodzakelijk is.

  • Bijzondere persoonsgegevens en gezondheidsgegevens worden alleen verwerkt wanneer dit noodzakelijk, toegestaan en passend beveiligd is.

  • Door AI gegenereerde informatie wordt altijd door mij gecontroleerd en waar nodig aangepast.

  • AI-output wordt niet automatisch of zonder beoordeling opgenomen in een cliëntendossier.

  • Ik blijf altijd verantwoordelijk voor de inhoud van rapportages, correspondentie en begeleiding.

7. Vertrouwelijkheid en beveiliging

Ik ga zorgvuldig en vertrouwelijk om met persoonlijke en gezondheidsgegevens. Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om verlies, onbevoegde toegang, misbruik of ongewenste openbaarmaking te voorkomen.

Dit betekent onder meer dat:

  • Alleen bevoegde personen toegang hebben tot persoonsgegevens

  • Digitale apparaten en accounts worden beveiligd

  • Ik zorgvuldig omga met het verzenden en bewaren van vertrouwelijke informatie

  • Gegevens niet zonder geldige reden met derden worden gedeeld.

Ik heb een geheimhoudingsplicht. Alleen wanneer sprake is van een wettelijke verplichting of ernstige zorgen over de veiligheid van jou of anderen, kan het noodzakelijk zijn van deze vertrouwelijkheid af te wijken. In dat geval handel ik zorgvuldig en volgens de geldende wet- en regelgeving en professionele richtlijnen.

8. Delen van gegevens met anderen

Ik verkoop jouw persoonsgegevens nooit aan derden.

Persoonsgegevens kunnen alleen worden gedeeld wanneer dit:

  • Noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst

  • Nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting

  • Noodzakelijk is voor mijn financiële administratie

  • Nodig is voor het functioneren van de website of gebruikte digitale systemen

  • Gebeurt na jouw uitdrukkelijke toestemming.

Met externe partijen die in mijn opdracht persoonsgegevens verwerken, maak ik waar nodig afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.

9. Zorgnota en declaratiegegevens

Een factuur of zorgnota bevat uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor betaling, administratie of eventuele declaratie, zoals:

  • Naam, adres en woonplaats

  • Geboortedatum, wanneer dit voor declaratie noodzakelijk is

  • Datum van de sessie

  • Een korte omschrijving van de dienst, bijvoorbeeld ‘consult hypnotherapie’

  • De kosten van het consult of traject.

Wanneer je een factuur indient bij een zorgverzekeraar, ben je zelf verantwoordelijk voor het verstrekken van deze gegevens aan de verzekeraar.

10. Bewaartermijnen

Ik bewaar persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn vereist.

Daarbij gelden in beginsel de volgende termijnen:

  • Contactaanvragen zonder traject: maximaal één jaar na het laatste contact.

  • Cliëntendossier: in beginsel twintig jaar na de laatste wijziging in het dossier, voor zover de wettelijke bewaartermijn uit de WGBO op de behandelrelatie van toepassing is.

  • Financiële administratie en facturen: zeven jaar volgens de fiscale bewaarplicht.

  • Overige persoonsgegevens: niet langer dan noodzakelijk voor het betreffende doel.In bepaalde situaties kan een kortere of langere bewaartermijn gelden, bijvoorbeeld wanneer je om vernietiging van gegevens vraagt of wanneer het bewaren noodzakelijk is vanwege een wettelijke verplichting.

11. Jouw privacyrechten

Je hebt op grond van de AVG en, wanneer van toepassing, de WGBO verschillende rechten.

Je kunt mij verzoeken om:

  • inzage in de persoonsgegevens die ik van je verwerk

  • correctie of aanvulling van onjuiste of onvolledige gegevens

  • verwijdering of vernietiging van gegevens;beperking van de verwerking

  • overdracht van jouw gegevens aan jou of een andere organisatie

  • bezwaar tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens

  • intrekking van eerder gegeven toestemming.

Een verzoek kun je indienen via esther.willard@gmail.com. Om te voorkomen dat gegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kan ik vragen om aanvullende informatie waarmee je jouw identiteit kunt bevestigen.

Niet ieder verzoek kan altijd volledig worden uitgevoerd. Soms ben ik wettelijk verplicht bepaalde gegevens te bewaren. Wanneer dat het geval is, leg ik dit aan je uit.

Ben je van mening dat jouw persoonsgegevens niet zorgvuldig worden verwerkt? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Website, cookies en statistieken

De website www.estherwillard.com is gebouwd met Squarespace. Bij een bezoek aan de website kan Squarespace technische en functionele gegevens verwerken die noodzakelijk zijn om de website goed en veilig te laten functioneren.

De website kan gebruikmaken van noodzakelijke cookies. Deze cookies zijn nodig voor de technische werking, beveiliging en correcte weergave van de website.

Wanneer aanvullende analytische of marketingcookies worden gebruikt, gebeurt dit alleen nadat hiervoor toestemming is gevraagd, voor zover die toestemming wettelijk verplicht is. Informatie over de gebruikte cookies wordt vermeld in de cookiemelding of het cookiebeleid op de website.

Voor inzicht in de technische werking en vindbaarheid van de website kan gebruik worden gemaakt van geanonimiseerde of beperkte statistieken, bijvoorbeeld via Squarespace Analytics of Google Search Console.

13. Externe dienstverleners en digitale systemen

Voor de uitvoering van mijn praktijk kan ik gebruikmaken van externe dienstverleners en digitale systemen, waaronder:

  • Squarespace voor de hosting en het beheer van de website

  • Gmail voor e-mailcommunicatie

  • telefoon-, WhatsApp- en Signal-diensten voor communicatie

  • een boekhoud- of facturatieprogramma voor de financiële administratie

  • een beveiligde digitale omgeving voor cliëntgegevens en dossiers

  • een agenda-, video- of afsprakensysteem voor het plannen en uitvoeren van gesprekken

  • AI-systemen voor de ondersteunende werkzaamheden zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Deze partijen kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor hun dienstverlening. Waar nodig worden verwerkersovereenkomsten gesloten en worden passende privacy- en beveiligingsmaatregelen getroffen.

Sommige dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval wordt beoordeeld of passende waarborgen aanwezig zijn voor de bescherming van persoonsgegevens.

14. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer de dienstverlening, gebruikte systemen of wet- en regelgeving veranderen. De meest actuele versie staat altijd op www.estherwillard.com.

15. Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop ik met jouw persoonsgegevens omga?
Neem dan gerust contact met mij op.

Esther Willard | Sterk Jezelf
Wagenweg 252
2012 NP Haarlem
E-mail: esther.willard@gmail.com
Telefoonnummer: 06-44361173